光年的外贸笔记

14个技巧让你的开发信送达率狂飙

外贸开发信是我们开发客户的重要方式之一,它为我创造了大量低成本的销售线索和有效询盘。在最开始使用开发信营销时,我经常会收到退信或者因为邮件进入客户垃圾箱而影响营销效果。所以如何提高开发信的送达率是我需要解决的重要问题。

经过半年的学习和摸索,我总结出了14个让开发信送达率飙升的技巧。在大批量发送陌生邮箱开发信的前提下,我的邮件打开率(因为我无法单独统计送达率,所以以邮件打开率作为发送效果的参考)可以达到60%,平均回复率可以达到3%以上。

我的开发信效果01
我的开发信送达率效果02

如果你现在面临开发信送达率低的问题,那不妨看看我是如何做的。接下来,请先了解关于开发信的若干基础知识。

0.基础科普

关于Cold Email

Cold Email在开发信营销中是一个很重要的概念。Cold Email是指在某个陌生邮箱回复前,给这个陌生邮箱发送的所有邮件。

换句话说,如果我们给某个陌生邮箱发送了第一封、第二封或者第N封Cold Email,他终于在某一封后回复了我们,那么我们在他回复后发送的邮件就不再是Cold Email了。

再换句话说,如果是某个陌生邮箱给我们发送了邮件,那我们回复他的所有邮箱就都不算是Cold Email。

请理解透Cold Email这一概念。如果给客户发送的邮件是Cold Email,那我们就尤其要规避不好的发件习惯,这样才能提高送达率。下文中我会具体说明。

关于邮箱权威

邮箱权威并没有一个绝对的分数指标,只是一个参考值。邮箱权威影响着你的邮件送达率。很多因素构成了邮箱权威,比如企业邮箱服务商、企业知名度、邮箱注册时间、域名下所有邮箱活动行为、被太多收件人拉黑等。

简单地说,苹果和耐克这类世界知名企业,它们的邮箱有很高的权威度,送达率在相同条件下比不知名的小企业高。一个域名下的所有邮箱共享权威,其中一个邮箱的违规行为会影响同域名下所有邮箱。

关于非送达的几种情况

只要邮件没有出现在潜在客户的收件箱里,都属于邮件非送达。邮件非送达通常有以下几种情况:

  • 没通过服务器审查的退信
  • 进入客户垃圾箱
  • 发件邮箱或发件邮箱域名被客户拉黑屏蔽
  • 找不到邮箱
  • 防止垃圾邮件的二次验证
  • 对方邮箱已满
  • 收件箱不存在
  • 各种各样的自动回复

了解以上基础知识后,让我们继续探究,如何提高开发信的送达率。以下技巧按照时间顺序,从你注册邮箱时开始需要注意的Tips。我会在每一条后用星级表示该因素对送达率的影响程度,五颗星为最高。

如果你已经有邮箱了,请直接从第四点开始看。

1.选择一个权威的企业邮箱品牌(★★★★)

选择一个权威的企业邮箱服务商是保障送达率的基础。我从业以来用过很多企业邮箱,如263、网易、腾讯、阿里云、谷歌(企业邮箱,非普通Gmail邮箱)等。

从邮箱权威及送达率的角度来说,以上众多企业邮箱,究竟该如何选择呢?下面直接给出结论。

如果你追求极致的送达率,请选择谷歌企业邮箱。谷歌企业邮箱是海外市场占有率最高的企业邮箱,拥有无与伦比的权威度。对于做外贸的我们,可以说选择谷歌企业邮箱是最合适不过的了。但是它也有一个让人无法忽视的缺点,就是贵(单用户6刀/月)。(点击阅读→最好的外贸邮箱:谷歌企业邮箱完全攻略

如果你是一个追求性价比的外贸老板,那么就选择阿里云企业邮箱。阿里云虽然是发源国内的服务商,但是近几年也在大力开发海外市场。与263、网易、腾讯等企业邮箱相比,阿里云企业邮箱对于外贸公司来说还是有一定优势的。

2.不要使用二级域名邮箱(★★★★★)

目前很多EDM软件会要求客户使用二级域名邮箱来群发开发信。很多人只知道要这么做,但是不知道为什么要这么做。二级域名邮箱有以下两个重要优点:

优点一:保护主邮箱权威

二级域名邮箱是主域名下生成的二级域名邮箱,用它来发送开发信,不会因为邮件被拉黑或屏蔽导致主邮箱的权威度下降。简单地说,二级域名邮箱就像主域名邮箱的小号或者替死鬼。

优点二:发送效率极高

使用二级域名邮箱申请服务商的高并发邮件包后,单日可以发送几万甚至十几万封邮件。这非常适合极短时间内给客户发通知的场景。比如广交会前给上万个老客户发展位通知、B2C跨境商家通知客户黑五的营销活动等。
我不否认使用二级域名配合高并发邮件包可以开发到客户,我曾经也通过这套组合拳成交过客户。但是它有三个致命缺点。这三个缺点注定了它并不适合外贸B2B企业做开发信营销。

缺点一:送达率低

如上文所说,二级邮箱域名是你主域名邮箱的小号。你的主域名邮箱的权威度可能都不高,那你的小号权威度就更低了。权威度低意味着送达率低,你的邮件会被高级别邮箱服务器直接退信,连进入潜在客户垃圾箱的资格都没有。

缺点二:浪费客户资源

当你没有特殊的技巧时,你会很难批量找到精准的B端客户。当你费尽心力找到的100个客户邮箱后,因为你的送达率太低,那这100个邮箱你可能只能送达20%甚至更低。这100个本该触及的客户你没有联系上。当你收到退信时,你会误以为这个客户已经离职或者公司倒闭了。说到这,你能意识到二级域名邮箱对你的客户资源造成了多大的浪费了吧!

缺点三:回复率低

通常来说,二级域名的邮箱名很长。这给客户第一印象就是“天啊,又是一封自动群发的骚扰邮件”​。之后,你的邮件命运是被无视、删除或者拉黑,​客户并不会回复。​

不管你是做开发信营销、阿里巴巴还是独立站,请让你的一切动作都像个真人,而不是群发或者自动回复的机器人。外贸客户更喜欢和有温度的真人沟通。

3.设置一个人性化的邮箱名(★)

请注意,这里写的是人性化的邮箱名而不是个性化的邮箱名。很多外贸老板为了管理方便,把自己公司的邮箱前缀以sale01、sale02等编号。这种含营销词的邮箱有一定机率会让邮箱服务器判定为垃圾邮件而退信或进入垃圾箱。

另外,非人性化的邮箱名还会拉低回复率。sale01这类邮箱给客户的感觉像是机器人。在大宗货物合作的生意中,采购决策人对于卖方接洽人在公司的地位是很看重的,客户都想和级别高的人谈合作。

如果你是sales01这样连邮箱姓名都不配拥有的nobody,是不是会有一丝丝影响客户的顾虑?所以,请使用你的英文名来设置邮箱前缀。

4.解析SPF、DMARC和DKIM(★★★)

SPF、DMARC和DKIM是三种验证邮箱身份的方式,这对于绝大部分外贸人来说是陌生的。我们只需要记住一点,正确设置SPF、DMARC和DKIM的解析,可以提高邮件的送达率。

如果你经常群发开发信,请一定要解析这三项。关于如何设置这三项,请咨询你的邮箱服务商。如果对接人不懂或者他们无法提供这三项技术支持,那么请考虑更换企业邮箱服务商。

5.邮件避开SPAM词汇(★★★★)

什么是SPAM词汇?简单地说,SPAM词汇就是在垃圾邮箱中经常出现的词。这些词大多是偏向于营销的词汇,比如free、deal、 50% off、 discount等。如果你的邮件内容中SPAM词汇过多,会让你的开发信很容易被退信或者掉入收件人的垃圾箱。

所以在Cold Email中,尽可能地避开SPAM词汇会显著提高我们的邮件送达率。那么究竟哪些词是SPAM词汇?避开SPAM词汇有什么注意事项和技巧?我在这篇文章(提升开发信送达率的必备资料:2023年SPAM词汇总!)已经为大家总结好了。

6.图片、附件和非权威链接不要出现在Cold Email中(★★★★★)

如果你的营销邮件还处于Cold Email阶段,请不要在邮件中添加图片、附件或非权威链接。在取得陌生邮箱信任前,携带图片、附件和非权威链接的邮件极易被服务器拦截。

所以,想办法先用文字打动客户。我们可以使用一些小技巧,“勾引”客户回复我们之后,往来邮件就不算Cold Email了。之后,我们就可以大胆发送宣传图片与营销相关的附件了。

如果你觉得没有图片和附件,很难打动客户。那么我给你提供两个折衷的方案:

  1. 把宣传资料放进谷歌硬盘,再把这个文件的链接放到邮件中(如下图展示)去。因为谷歌硬盘的链接具有很高的权威性和安全性,所以由此分享给客户,不容易被邮箱服务器拦截。
开发信送达率-谷歌硬盘

2.如果你的独立站拥有安全证书(域名前是https)且DA值很高,那么你可以在邮件中放一条独立站的链接。

以上两种方案不建议一起使用,链接太多还是会影响送达率。

7.不要使用花里胡哨的邮件签名(★★★★★)

花里胡哨的邮件签名

很多业务员为了给客户留下印象,会使用花里胡哨的邮件签名。这些邮件签名很好看,但是邮件签名包含了图片和链接。如上条所说,这会降低开发信的送达率。

所以,切记不要在发送Cold Email时使用这种看上去很美的邮件签名。哪怕是邮件往来数次的老客户,最好也不要使用这种邮件签名,也有被客户邮箱自动屏蔽的可能。

另外,这种签名经常会因为服务器图床问题导致显示错误,使用体验上并没有想象中那么美好。  

8.正常的邮件格式(★★)

邮件格式包含字体、字号、文字颜色、字间距和行距等因素。对于邮件格式,符合常规的商务函电要求即可。不要做花里胡哨的邮件设置,这样会让收件人只看一眼就觉得这是一封营销邮件。

以下是我对邮件格式的一些设置建议:

  • 字体:Arial 或 Sans Serif。
  • 字号: 14号或正常。
  • 文字颜色: 黑色,重点信息可以红色加粗。
  • 其它:不使用任何形式的邮件底色或底图。

9.个性化的邮件内容(★★★)

“一招鲜,吃遍天”不能适用在开发信营销上。哪怕是同一产品、同一类型的客户都不要使用一模一样的邮件模版。大量群发一摸一样内容的开发邮件,会造成送达率骤降。甚至你的发件服务器会认为你在做恶意营销而临时冻结你的邮箱账户。

我有两个思路规避这个问题。

1.针对客户的痛点,做侧重点不同的开发信。比如生产能力、产品设计及创新、认证证书、成本优势、大客户服务案例、下一销售季产品推荐等。针对以上每个话题都可以做一封开发信模版,这样你就有至少拥有七八个不同的开发信模版了。交替使用这些模版进行群发,可以降低内容重复风险。

2.一定要在每一封的邮件中做个性化变量,确保不会出现内容一模一样的邮件。比如收件人称呼、对方公司名、对方行业、对方所在国家或城市等。

个性化的邮件内容除了保证送达率以外,还能让潜在客户觉得你这是一封针对他个人的邮件,而不是群发的营销邮件。我们讨厌客户群发的询价,同样的,客户也讨厌供应商群发的营销邮件。

10.邮件行为跟踪要不要启用?(★★)

当下很多邮箱或邮箱管理软件都有邮件行为跟踪功能。什么是邮件行为跟踪功能呢?主要是以下三点:

  • 发送过的邮件是否被客户打开
  • 邮件内的链接是否被客户点击
  • 附件是否被客户下载

当我第一次使用这个功能时,感觉非常好。如果邮件显示被打开,表示这个邮箱是有人在使用。如果收件人点击了邮件里的链接或者下载了附件,说明收件人对我的产品感兴趣。我可以从收件人的行为判断出下一步应该如何做。

但是使用一段时间后,我发现邮件行为跟踪这个功能存在一些问题。首先从效果上说,有些邮件发过去,瞬间显示被打开。在有时差的国际贸易洽谈中,这种现象显然是不合理的,而且这种现象发生的频率还很高。后来我猜想,这有可能是收件人邮箱的服务器问题导致,对所有邮件都有一个反馈动作(姑且这么形容),而这个反馈动作让邮件跟踪认为收件人打开了邮件,但其实并不是真的有人打开了邮件。

其次,邮件行为跟踪本质上是靠代码去追踪收件人的行为,如果不是发件邮箱域名的自定义跟踪而是第三方插件实现跟踪功能,那么这会降低送达率。

所以从提高送达率的角度出发,如果你不会设置自己域名的自定义跟踪,就不要开启邮件行为跟踪功能了。

11.发送数量及发送时间间隔(★★★★)

在一天或者一段时间内大量发送邮件(特别是内容相似的邮件)是典型的群发垃圾邮件的行为。邮箱服务器对这种行为是禁止的,轻则这批邮件中很多邮件被退回,然后导致自己的企业邮箱权威降低,以后的送达率会越来越低;重则邮箱账户被临时冻结无法使用甚至永久冻结。

所以我们在做邮件营销时要设置好每日的邮件发送上限和发送时间间隔。以谷歌企业邮箱为例,谷歌企业邮箱允许每日发送上限是2000封,但是这不意味着我们就真的能每天发2000封营销邮件(原因已在上文中说过)。我在做到邮箱高互动率(下文第13点)的情况下,设置的单日营销邮件发送上限是150封,发送时间间隔为随机300-600秒。

看到这,很多朋友肯定会觉得一天就发100封开发信,也太少了,应该使用高并发邮件包配合二级域名一天发几千甚至几万封。如果你还这么想,请复读前文第二条。

当然,如果一天只发100封开发信,我也会觉得少。我们可以注册多个域名、申请多个谷歌企业邮箱来攻克这一点。最高峰的时候,我的团队拥有12个谷歌企业邮箱,每日开发信发送量在1500-1800封(高送达率)。

12.退订按钮是你的“替死鬼”(★★)

邮件退订

大家应该都收到过带有退订按钮的营销邮件吧?退订就是让收件人有一个一键选择:“以后别再给我发送邮件了!”

退订按钮就像替死鬼。让收件人点击退订总比让收件人将我们的邮件标记为垃圾邮件要好。当太多人将邮件标记为垃圾邮件,这对我们的邮件权威是毁灭性的打击。所以拿退订按钮做“替死鬼”是一个保证邮件送达率的有效手段。

​请注意一点,退订按钮虽然可以有效保护邮箱权威,但是也会降低回复率。至于为什么,请自己思考一下。

13.模拟出一个健康的邮件往来环境(★★★★★)

这一条是提高邮箱权威的主动型技巧,99%外贸人都不知道。

上文中我提到,请让你的所有活动都像一个真人。在你入职一家公司,获得一个新注册的企业邮箱以后,你的邮件往来活动是从少到多循序渐进增长的一个过程。在这个过程中,你的邮箱权威会越来越高。随着你的工作年限越久,主力邮箱使用越久(正常的商务洽谈,不群发开发信),那么邮箱权威自然就会越来越高。

我们不可能花那么久时间来养这个邮箱,即使养出来了,也不可能拿和老客户商务洽谈的主力邮箱来群发Cold Email。所以,如果我们有办法模拟出这种健康的邮件往来活动,并且稍微加快一点速度,那就可以提高邮箱权威。

在模拟出一个健康的邮件往来环境前,让我们先来细化一下健康的邮件往来除了内容以外,还有哪些需要注意的指标。

健康的互动指标

在模拟出一个健康的邮件往来环境前,让我们先来细化一下健康的邮件往来需要注意哪些指标。

1.发送量和发送间隔

如上文第11点所说,单个邮箱每天发送的数量不能过多,并且要保持一定的时间间隔。另外当我们模拟养号的过程中,还有一个循序渐进增长的过程。想象一下,你从一个刚入职的外贸菜鸟变成外贸高手,你每日的邮件往来数量是不是从少到多?

2.回复率

健康的邮件活动是有发件也有收件,为了快速提升邮箱权威,你的收件量最好要比发件量略多。下面举一个不太恰当但很真实的例子来说明这件事。
情景1:一位智慧且美貌的女士A在情人节收到了五位男人的晚饭邀约,而她只对一位男士发出了邀约。

情景2:一位品行不高且物质条件差的男人B在情人节给五位女士发出邀约,而没有一位女士接受邀约。

请问在上述情景中,女士A和男士B,哪一位在婚恋中市场中的受欢迎程度(权威度)更高?答案应该显而易见。

3.互动率

互动和回复有一些区别,回复是指A向B发送了邮件,B回复了。而互动是指A向B发送了邮件,B回复了以后,A再次回复。并且这个邮件往来的过程持续了一段时间。

多和高权威邮箱互动会有利于提升我们的自己的邮箱权威。

4.垃圾邮件被收件人从垃圾箱捞回

即使我们遵循前文所说的所有技巧来发送邮件,我们的邮件仍有几率会进入收件人的垃圾箱。

如果收件客户在垃圾箱把我们的邮件转移到收件箱,这个动作会告诉邮箱服务器“发件人邮箱是值得信赖的,邮箱服务器你犯了一个错误,下次别再把这个发件人的邮件分到垃圾箱了”。

这一条对邮箱权威有非常大的促进作用。

5.联系人月多越好

想要完成上文所述的模拟指标,似乎并不难。我们可以在不同的网络环境中使用不同的邮箱组成一个一个邮箱池。在这个邮箱池中我们可以互相发件模拟出一个健康的邮件往来环境。我为了组建这个环境,创建了100个来自于不同国家的网络IP及登录环境。

搭建邮箱池网络环境

但是在落地执行时,我发现这是一件非常难执行到底的事。

首先,我无法把这个邮箱池扩大到万个级别。只有100个邮箱环境,这个邮箱池太小了。
其次,自己注册的邮箱权威低,与权威度低的邮箱互动对自身邮箱的提升效果有限。

所以这个计划我很快就放弃了。

放弃后的意外之喜

当放弃这条思路的几个月后,我偶然发现了一个网站。它提供的服务正是我所需要的!

mailreach界面

(点击图片直达 )

Mailreach拥有以下几个核心功能:

  • 跟踪邮箱权威度
  • 构建一个巨大的邮箱池,让你的邮箱在里面和高权威邮箱互动
  • 邮箱问题检测及排查

在我使用一个月后,我发现我的邮箱权威获得了很大的提升。到目前为止,我所有专门用于群发开发信的邮箱都在持续使用这个工具。

如果你的邮箱不需大量群发营销信,只是用来客户洽谈的主力邮箱,那使用两个月互动服务即可。毕竟这个互动服务的月费不低(25刀/月)。

14.验证你的客户邮箱有效性(★★★★★)

最后一条技巧,是必须要做的事,执行起来很简单,所以我给它五星的重要性评级。收件人邮箱失效是邮件退信的重要原因之一。

我的一位同行朋友给过我一个数据,他在22下半年检测了21年收到的8549个询盘邮箱(重复发送询盘的邮箱只计算一次)。其中竟然有一半以上的邮箱已经失效或未知。

对于这个结果我来进行一个逐级分析:

1.这8549个邮箱曾经一定是有效邮箱,因为之前收到过他们发送的询盘;

2. 21年到22年因为多方面的原因,很多公司倒闭了,这是他们邮箱失效的主要原因之一;

3. 邮箱检验不是万能的,如果对方邮箱的安全等级很高或者设置了陌生邮件的二次检验,那么会被误判成失效邮箱或者未知邮箱;

4.如果我们没有检验邮箱就去发营销信,我们的送达率会先降至少50%;

5.如果我们的潜在客户列表是从别的途径所得,还不是曾经的意向客户询盘,那么送达率将会更低;

所以我们的意向客户邮箱列表一定要定期(我的习惯是一年检验一次)检验其有效性,如果是从别的途径获得的陌生客户邮箱,则一定要在发送前先检验邮箱有效性。这降大大提高我们的送达率,从而保护我们邮箱权威,也能让我们有更多的邮件发送额度发送给有效客户。

目前,检验邮箱有效性的工具很多,我使用的是Emaillistverify。经过检验测试,它的准确性很高且价格实惠。它支持按检验额度购买,不会有使用时间的限制,所以使用上也很方便。

总结

1.如果你没有使用我说的技巧也有很高的送达率,那么请加码我的技巧,你的送达率将会更高。

2.洽谈业务的主力邮箱和群发营销信的邮箱一定要分开,目标不同则岗位不同。

3.提高送达率是一个系统性工程,你做得越多越全面,效果一定会更好。但是它也有短板效应,如果有一个方面你做得太差,那么别的方面做得再好,最终体现在结果上的送达率也会大打折扣。

4.如果有任何问题,请在下方评论提问。

5.如果你想系统学习开发信营销,请查阅此页面开发信营销策略3.0策略

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你好光年,我是个做外贸5,6年的人,你这篇文章写的很干很实用,我准备按照你的方法试试。我对这一点有一个问题:“洽谈业务的主力邮箱和群发营销信的邮箱一定要分开”。按照你的理论:一个域名下的所有邮箱共享权威,其中一个邮箱的违规行为会影响同域名下所有邮箱的权威。所以请问主力邮箱和群发邮箱必须是两个不同域名的邮箱吗?

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