光年的外贸笔记

最好的外贸邮箱:谷歌企业邮箱完全攻略

企业邮箱是外贸企业与国外客户联系往来的最重要的沟通渠道,没有之一。电子邮件也是世界上绝大部分国家,特别是欧美发达国家都会使用的商务往来工具。所以,一个好用的企业邮箱可以起到的作用不言而喻。

企业邮箱的基础知识

1.我们所说的企业邮箱是指邮箱后缀是你的自有域名,比如苹果公司的企业邮箱是[email protected]。而像[email protected][email protected]等邮箱是通用邮箱。企业邮箱较通用邮箱而言,更具有可信度。特别是你的独立站做得很好的情况下,在营销客户额过程中可以起到1+1>2的效果。

2.一个域名只能对应一个邮箱服务商。当你的域名abc.com已经在阿里云注册过企业邮箱了,那你就不能拿这个域名同时注册别的邮箱服务商(比如谷歌、网易云、腾讯云等)的企业邮箱。所以选择一个最适合自己的邮箱服务商很重要。

当然,如果你觉得已经注册的邮箱服务商不好,你可以把企业邮箱换绑(重新解析)到新的邮箱服务商那里去。

3.对于外贸企业来说,邮件的送达率应当是我们最关注的指标。影响邮件送达率的因素非常多,在别的条件都相同的情况下,不同品牌的邮箱,它们的邮件送达率是不同的。

4.同一个域名下的所有邮箱账号,共享一个权威度。如果有一个业务员不规范使用邮箱,随意群发开发信,那么会对域名下的所有邮箱账号产生负面影响。所以对任何一个拥有企业邮箱使用权限的员工进行基础的邮箱使用培训是必要的。

谷歌企业邮箱的优势

谷歌企业邮箱的优点主要有以下几个方面:

  • 世界最大的邮箱服务商,在世界范围内有着极高的权威度。
  • 给你完整的SPF、DKIM、DMARC记录,从而可以提高邮箱安全性及送达率,全面了解如何提高邮箱送达率,可以让你事半功倍。
  • 附送谷歌云空间,你可以把公司图册放到谷歌硬盘空间,然后将链接发送给客户。

以上所有的优点汇总成一个结果就是——谷歌企业邮箱的送达率最高。

谷歌企业邮箱的缺点有且只有一个,就是贵。单邮箱月使用费6刀起,对比国内阿里云企业邮单邮箱年费80块钱人民币不到的费用确实贵出不少。甚至还可以免费申请阿里云的企业邮箱,一分钱不用花,适合初创企业用来进行小批量的商务沟通。

作为一个老外贸,我目前使用的企业邮箱有谷歌企业邮箱、阿里云企业邮箱、腾讯云企业邮箱以及263企业邮箱。谷歌企业邮箱用来发开发信,其它邮箱用来挂独立站和外贸平台,做客户商务沟通。

谷歌企业邮箱注册步骤

准备事项:

  • 科学上网(稳定的科学上网工具是)
  • visa信用卡
  • 注册好的域名并拥有其管理权限

谷歌企业邮箱的注册步骤界面经常会做调整,但是大致方向是一致的。如果你根据以下步骤注册发现图片不对,请看一下前后的步骤做一下对照即可。

注册步骤:

1.科学上网后,进入谷歌企业邮箱的注册地址,点击进入。建议选择初级计划即可,够用了。

目前注册谷歌企业邮箱有10%的折扣码,如果需要请扫二维码加光年的微信。(已失效)

2.点击进入谷歌企业邮箱注册界面后,首先要选择付费方案。这里我建议选择6美金一个月(年付)的起始套餐即可。费用更高的方案主要是云储存空间的变化和视频会议权限的提升,对我们外贸人来说提升不大。

如果你看到的界面不是美元而是别的货币,比如台币、港元,那是因为你的科学上网的线路问题,这没有关系,记得选择Business Statter方案即可。如果想升级方案也可以随时升级或者降价。

谷歌企业邮箱注册-方案选择

3.填写公司的基本信息。公司名称、员工人数填写什么都没问题。区域我通常选择香港,至于选择别的地方行不行,我不知道,没试过。

谷歌企业邮箱注册02-填写公司信息

3.输入你要申请企业邮箱的域名。这里显示的是【我当前的电子邮件地址】,会让大家误以为是要输入一个目前自己在用的邮箱地址。

谷歌企业邮箱注册03-个人信息填写

4.选择【否,使用域名设置】。因为我们是用新的域名来注册邮箱,所以用域名解析的方式来设置谷歌企业邮箱,也就是Google Workspace.

5.建议提前注册域名,这里选择【使用您已拥有的网域】。

谷歌企业邮箱注册04-使用已有域名

6.输入你要注册邮箱的域名。

谷歌企业邮箱注册05-输入域名

7.再次确认你输入的域名。

谷歌企业邮箱注册06-确认域名

8.填写一个辅助邮箱,帮助你遇到安全问题后找回邮箱和密码。这里可以填写QQ邮箱。

谷歌企业邮箱注册07-填写辅助邮箱

9.设置你的邮箱前缀和密码。探索Google Workspace的两项我不勾选,因为我不想收到营销信息。设置好后点同意并继续。

邮箱前缀建议用你的英文名,而不是info、sales之类的名字,会影响邮件送达率(相关阅读:14个技巧让你的邮件送达率飙升)和回复率。

谷歌企业邮箱注册08-设置邮箱名和密码

10.使用设置好的邮箱名和密码登录谷歌企业邮箱的管理后台。

谷歌企业邮箱注册09-登录管理后台

11.绑定手机号。手机号可以是大陆的手机号,但是不要一个手机号绑定太多谷歌企业邮箱。

谷歌企业邮箱注册10-绑定手机号

12.点击确认服务条款,没什么好说的,直接点击【我了解】。

谷歌企业邮箱注册11-确认服务条款

13.选择付费方案。年付比月付要便宜一些,年付和月付都是每月扣费一次,但是年付方案的用户如果停止使用邮箱服务,则会直接收取一整年的费用。

谷歌企业邮箱注册12-选择付费方案

14.填写付款信息。公司名地址可以随意填,因为本身谷歌就不开发票。

信用卡必须是支持境外付费的visa信用卡。

这里插一句题外话,不要把你的信用卡信息和照片透露给别人。国外盗刷信用卡已经成为一个产业。很多国外的消费是只要掌握你的卡片信息,就可以盗刷你的信用卡了,是不需要你输入密码或者验证手机验证码的。

谷歌企业邮箱注册13-填写付费信息

15.一定要注意,附加服务一律不要,直接点击【暂时跳过】。很多小伙伴在这里没注意,点击了免费试用,那么试用期过后就会扣费了。

谷歌企业邮箱注册14-跳过附加服务

16.进入验证域名的步骤,点击【开始使用】。

谷歌企业邮箱注册15-开始验证域名

17.如果你的域名的解析权限已经转移到Cloudflare平台或者别的托管服务商,那你可以点击【登录Cloudflare】或者对应的托管服务商进行自动验证。如果没有,则点击左边的按键。对于来找攻略的读者来说,你大概率不知道Cloudflare是什么,这里不必深究。

谷歌企业邮箱注册16-开始验证域名

18.不管你的域名有没有托管服务商,请一律按照下图指示来选择。因为使用托管服务商自动验证,经常因为一些未知原因导致解析出错。出错后还是要手动解析,重新绑定域名。

谷歌企业邮箱注册17-开始验证域名

19.接下来,谷歌会给我们一条TXT的解析记录。我们需要将这条记录添加到我们的域名解析上去。

请确定你的域名是在哪个服务商注册的,比如我的域名是在阿里云注册的,那么我就要登录阿里云。找到该域名的域名解析面板。

谷歌企业邮箱注册18-获取解析记录

20.在域名解析界面,添加谷歌给我们的那条域名。

这里要注意记录类型是TXT,主机记录写【@】即可,表示默认。记录值从上一步图中的【值】那里复制。

22.解析完成后回到谷歌的页面,在下方勾选再确认。

谷歌企业邮箱注册20-确认域名解析

23.添加解析后需要稍等几分钟,等待解析生效。

如果显示失败,则说明解析有错误,检查上一步。要么就是解析的类型或者数值搞错了,要么就是解析平台需要你做实名或者别的前置操作之后,才能让解析生效。

如果显示成功,则点击“继续”。

谷歌企业邮箱注册21-等待解析生效

24.域名验证通过,启用Gmail,也就是我们刚注册的企业邮箱。

谷歌企业邮箱注册21-域名验证通过

24.如果你的团队需要多个邮箱,则如图点击“创建”,创建多个邮箱账户。创建多个邮箱会导致费用增加,有的小伙伴以为一个域名下多个邮箱也是6美元一个月,这是误区。

我是用谷歌企业邮箱专门发送开发信,所以只需要一个邮箱即可,点击【继续激活】。

谷歌企业邮箱注册22-创建团队邮箱并激活

25.接下来又到了为域名添加解析的环节。我们依然演示手动添加解析的流程。

这次要添加的是MX记录。点击下图方框内的按键获取解析信息。

谷歌企业邮箱注册23-获取MX解析信息
谷歌企业邮箱注册24-获取MX解析信息

26.获得MX解析信息后,参照上文第20步,在域名解析界面添加解析。

这次要注意,多一个优先级要填写。

解析记录完成后参照上文第21步,勾选并确认。

谷歌企业邮箱注册25-添加MX解析

27.完成这条解析后,大功告成。点击【探索Google Workspace】,回答几个问题。

谷歌企业邮箱注册26-解析完成

28.常用功能都选择上。Google Workspace不只是提供邮箱服务,还有各种功能,下图我勾选的功能建议都选上。国外客户非常喜欢使用谷歌云盘、谷歌表格、谷歌会议。

谷歌企业邮箱注册27-功能选择

29.根据下图步骤,进入邮箱界面。

接下来要做注册邮箱的最后一步,进行收发测试。

用新注册的邮箱给自己的老邮箱发送一封邮件,然后再回复,如果一切正常,则注册步骤顺利完成。

谷歌企业邮箱注册28-进入邮箱界面
谷歌企业邮箱注册29-进入邮箱界面

谷歌企业邮箱注意事项(必读)

1.我该如何使用谷歌企业邮箱?

谷歌企业邮箱的管理后台登录地址为 https://admin.google.com

邮箱的使用登录地址为 https://gmail.com

前者是主账号管理邮箱的,比如创建子邮箱、升级或降级付费套餐、添加安全保护措施等。

后者是收发邮件的,当然你也可以把邮箱绑定到邮箱管理软件中去。

2.为什么总是让我验证帐号?

不要频繁切换科学上网的线路。频繁切换科学上网线路会让谷歌误以为你被盗号,从而要求你重新验证邮箱登录权限。

3.我可以在一台电脑上注册登录多个谷歌企业邮箱吗?会封号吗?

一台电脑可以放心登录多个域名的谷歌企业邮箱,不用害怕封号。但是每一个域名的谷歌企业邮箱需要不同的手机号绑定。

4.谷歌企业邮箱每日的发送上限是多少?

谷歌企业邮箱的每日发送上限是2000封,但是你真的可以每天发这么多邮件吗?

千万不要这么做!不要在任何保护手段(文章待写)都没使用的情况下群发开发信,哪怕是每天只发30封。否则会导致你邮箱送达率持续降低直到邮箱报废。

5.如何取消订阅谷歌企业邮箱?

如果你不想用谷歌企业邮箱了,那么请参照我的另一篇文章。详细图文教程教你如何取消谷歌企业邮箱的付费订阅。但是请注意,在取消付费订阅之前一定要备份重要资料!

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你用谷歌企业邮箱是为了到达率高,但是如果发送量低的话,例如每天只能发20封,那优势也不太明显啊?你指的保护手段是什么呢?

最近我也在找发开发信的方式,精发每天几十封的话还是谷歌企业邮箱最稳,群发就不敢用了,感觉用哪个都一样。期待你得新文章。

假如注册了gmail的企业邮箱,使用客户端收信。是否可以不用翻墙?

为啥我的用了一周后 让我验证身份?
提交大陆的证明没用

感觉邮件开发客户这种方式,用的人越来越少了,很多人都忽视了这效果

我想群发开发信,但你指的保护手段是什么?

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